11 ข้อ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เสร็จไว งานดี Work Faster, Better, Stronger

เราตั้งใจทำงานกัน แต่ว่ามันจะมีวิธี หรือ ประเด็นไหนในการที่ทำให้เราทำงานได้เป๊ะ ดี และ ไวขึ้นได้บ้างไหม? ยิ่งเดดไลน์ใกล้จะมาถึงแล้ว นอกจากแค่ทำงาน Countdownไปจนถึงวันสุดท้ายส่งงาน

จอมก็เป็นอีกคนค่ะ ที่ต้องการทำงานไวมาก คือ ระดับที่ว่าเครื่องคอมพิวเตอร์จอม จอมSet mouse speed ไว้ให้เร็วมาก จนเวลาคนอื่นมาใช้ เค้าไม่ถนัด และไม่ชอบค่ะ แต่ใช่ว่าทำงานให้ไวแล้วจะได้เสร็จๆไป จะได้จบจบกัน คือ มันต้องไว และ ดี ไม่งั้นก็ต้องกลับมาแก้เพราะงานไม่เรียบร้อยอีก แบบนั้นก็ไม่ถูก

ตอนเรียนก็ว่าทำงานต้องแข่งกับเวลาแล้ว แต่พอทำงานมันก็ไม่ได้น้อยลงไปเลย แต่ข้อดีคือ ทำให้เรามีระบบการทำงานที่ดีขึ้นอีก ทั้งจากประสบการณ์ และระบบที่บริษัทตั้งไว้ นอกจากนั้นต้องนึกถึงการส่งต่องานให้คนอื่นได้ และทำงานร่วมกับคนอื่นได้อีกด้วย diagram 11 ways to improve your productivity and work efficiency วันนี้จอมมีเทคนิคและประเด็นที่จะช่วยให้เราทำงานได้ไว และมีประสิทธิภาพมากขึ้นมาฝาก มันคือ การที่เรารู้จักบริหารพลังใน 11 ประเด็นนี้ในการทำงานค่ะ

1.เรียงลำดับความสำคัญ | Prioritize

เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน อย่าได้ดูถูกพลังของการจัดลำดับความสำคัญเชียว เพราะไม่ใช่แค่ทำทำไปก็จะเสร็จ แต่การที่เราเลือกทำสิ่งทีสำคัญก่อน หรือจำเป็นก่อนทำให้เราใช้พลังงานที่Fresh และจำเป็น ไปลงกับส่วนที่สำคัญที่สุดก่อน หรือบางทีส่วนที่ทำก่อน อาจจะช่วยให้ส่วนต่อต่อไปทำงานเร็วขึ้นก็ยังได้ สุดท้ายหากเวลาไม่เพียงพอ แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดมันเสร็จแล้ว ส่วนที่เหลืออาจจะใช้เวลาไม่นาน แล้วสามารถหาคนมาช่วยได้ หรือแม้แต่ว่าอาจจะไม่จำเป็นขนาดนั้น การเรียงลำดับจึงสำคัญมากค่ะ

Don’t underestimate the power of Prioritize!!


2.วางแผน | Plan

เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน การวางแผนก่อนลงมือทำ ทำให้เราพอวางแผนเสร็จ แล้วเราลงมือทำได้เลย ไม่ต้องมานั่งคิดไปทำไป แต่ติดเครื่องลุยทำตามสิ่งที่เราต้องทำ ไม่ต้องมานั่งตั้งสมาธิใหม่ในการคิด แต่ลุยเข้าสู่ภวังค์แห่งการทำงาน

นอกจากแผนที่จะทำ ก็ไปถึงการจัดตาราง แบ่งเวลาล่วงหน้า Organize personal VS work time ด้วย ก่อนจะเดินเข้ามาทำงาน อย่าลืมแบ่งเวลาให้กับเวลาส่วนตัว เช่นเวลา ทานข้าว เวลานอน แบ่งไว้ล่วงหน้า ถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของสิ่งที่ต้องทำ เพราะนอนไม่พอ ก็ไม่มีแรง และสุดท้าย Productivity ก็ไม่ดี งานเดินช้า บางทีเราอาจจะนอนเต็มเวลาไม่ได้ แต่อย่างน้อย ก็ได้พักจนถึงจุดนึงที่พอต่อการจะมีพลังไปลุยต่อ ลองคิดดู กองทัพต้องเดินด้วยท้อง เราส่งทหารไปรบแบบท้องว่าง คงจะสู้ได้หรอก... ว่าแล้วก็ อย่าใจร้ายกับตัวเอง ยอมรับความจริง คนเราต้องกิน ต้องนอน จัดตัวนั้นใส่ลงไปในตารางด้วย หรือ ถ้าไม่ใส่ก็เตรียมเสบียงไว้ให้พร้อม กว่าเราจะรู้ว่าเราต้องการกิน บางทีเราอาจจะหน้าซีด เดินไปไหนไม่ไหว ทำงานต่อดีกว่า.... แล้วจะพาลป่วยเปล่าๆ

There’s a power of planning. It will take you to where you want to be.

ตัวอย่างการวางแผนดูได้ที่บทความนี้ค่ะ การวางแผนชน Deadline ให้งานครบ ดี มีเวลานอน

3.สื่อสารให้ดี และ เพียงพอ | Communicate (Quantity / Quality)

เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ยิ่งงานเร่ง เรายิ่งอยากทำงาน ลุยมันให้เสร็จ และอยากจะลดเวลาคุยงานลง แต่จริงๆแล้ว การสื่อสารยิ่งสำคัญมากค่ะ มันอาจจะไม่ต้องเยอะ แต่ว่าต้องชัดเจน และแน่ใจว่าเรากำลังเดินถูกทาง เพราะยิ่งใกล้ส่งงาน ถ้าเราพลาดไปนิดเดียว อาจจะซวยหนัก การสื่อสารเลยเป็นสิ่งสำคัญมาก แต่ไม่ใช่คุยไปเรื่อย แต่ต้องสรุปให้ชัด ให้เคลียร์ ว่าต้องทำแบบนี้ๆนะ ทุกคนเข้าใจตรงกันนะ บางทีเราเข้าใจแต่คนอื่นไม่ได้เข้าใจด้วย อย่างน้อยจึงควรมีการประชุมสรุป และ กำหนดทิศทางให้ชัดเจนตลอดค่ะ แต่อย่านัดคุยพร่ำเพรื่อ คุยถี่ๆ คุยแล้วคุยอีก การมี Meeting เยอะไป ทำให้งานไม่เดิน แต่สิ่งควรจะมีคือ Best communication คือมันไม่ได้อยู่ที่ปริมาณการเจอกัน มันอยู่ที่คุณภาพการสื่อสาร ต้องจัดให้พอดี อย่างมีคุณภาพ

Optimize the power of communication!


4.ตั้งมั่น โฟกัส อย่าเบลอ | Focus (no diffuse , no distraction)

เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ทำทีละอย่าง ทำทีละงาน อย่าสลับไปสลับมาให้สมาธิแตกซ่าน แล้วคุมอะไรไม่ได้ สปีดตก ที่บอกตอนแรกว่าวางแผน ก็เพราะแบบนี้ จะได้โฟกัสกับหน้าที่ ไม่มางมๆ เราต้องทำไรต่อหว่า? และเวลาทำงานก็ทำงาน อย่าได้เปิดสิ่งล่อตาล่อใจ ถ้าเร่งจริง...คุณจะปิด facebook ถ้าไม่งั้นแปลว่าคุณยังชิล เพราะแค่เสี้ยงวินาทีที่คุณเหลือบไปหามัน จริงๆ มันปาไปแล้วฮะ..1 นาที พอคุณคิดว่าขอเล่น 5 นาที คุณไปแล้ว... 15 นาที… ดังนั้น ทำทีละอย่างตั้งมั่น ทำงานก็ทำ จะเล่นก็พักไปเล่น อย่างน้อยอย่าเอามันมาปนกันในเวลา 1 ชั่วโมงของการทำงาน เพราะเวลาคุณเครื่องติด คุณจะทำงานได้เร็วขึ้น แต่ถ้าเครื่องติดแล้ว แต่คุณกลับดับเครื่องไปเล่น มันก็ต้องมาเร่งสปีด เร่งเครื่องกันใหม่ ไม่เร็วขึ้นหรอก โฟกัส อย่าว่อกแว่ก

Most powerful drive is your mind, be focused!!


5.พักบ้าง | Take a break

เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน อันนี้ตามจากข้อที่แล้ว เวลาทำงานต้องแน่วแต่ ไม่ว่อกแว่ก แต่ก็ต้องให้เวลาตัวเองออกไปพัก อย่างน้อย 15 นาที ทุก 3 ชั่วโมง ตั้งเวลาไว้ แล้วออกไปเดินยืดเส้น จะ Distract เล่นfacebook อะไรก็ทำตอนนั้น แล้วพอกลับมา ปิดเฟสบุค ปิดเวบที่แย่งสมาธิ

6.แบ่งงาน | Delegate (training required sometimes)

เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน บางทีเราก็ต้องแจกงานให้คนอื่น ในกรณีที่เรามีทีมงาน หรือคนที่พอช่วยได้ แล้วจะพบว่า ประสิทธิภาพในการทำงานที่แท้จริง มันไม่ได้อยู่ที่แค่เราคนเดียว แต่หากมีทีม หรือ เพื่อนร่วมทางที่เค้าแบ่งปันพลัง และร่วมทำให้เสร็จ การแบ่งงานไม่ใช่การอู้งาน มันคือ การทำงานอย่างฉลาด ที่ใช้ทรัพยากรคนในการทำงานอย่างเต็มที่ หากคนที่พอช่วยได้ ไม่สามารถทำงานนั้นได้ดี บางทีคราวนี้ก็ต้องสอนงานไปก่อน แล้วคราวหน้าเค้าจะทำงานได้ดีขึ้น ที่พอจะช่วยเราได้ แต่ถ้าคิดแต่ว่า ต้องทำงานให้เสร็จ คนอื่นช้า ช่างมันเถอะ ไม่ต้องหาคนมาช่วยหรอก คุณก็จะเป็นแค่คนที่ทำงานได้ แต่จัดการบริหารงานไม่เป็น นอกจากแค่ตัวคุณเอง ซึ่ง คุณก็จะไม่สามารถทำงานที่ใหญ่กว่าเดิมได้ บางที การแบ่งเวลาเทรนคน จึงเป็นส่วนหนึ่งในการวางแผนเช่นกัน

Teamwork is more powerful!


7.จัดการกับการอู้ และ การโบ้ย | Overcome Procrastination (เช่น break it down to small tasks)

เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ถ้าขี้เกียจ ถ้าไม่อยากทำ ดูมันเยอะจังเลย ลองแบ่งให้แต่ละหน้าที่ดูเป็นอะไรที่เล็กลง ดูง่ายลง แล้วพอเราทำเสร็จ อย่าลืมดีใจกับตัวเอง แล้วรีบทำส่วนต่อไป อย่าหยุด แทนที่จะโบ้ย เออ อันนี้ยาก ไว้ก่อน แต่เปลี่ยนวิธีใหม่ เออ ยาก จัดการมันก่อนเลยละกัน จากนี้ไปจะได้ลุยยาวๆ แล้วก็มองงานที่อยากโบ้ยให้มันเป็นงานย่อยๆ ทยอยเดินไปทีละก้าว ทำมันให้เสร็จทีละนิด

Fighting with procrastination!!!

นี่..แถมวิธีจัดการกับการโบ้ยอีก 4 วิธี


8.ทำลิสของสิ่งที่ต้องทำ | Make a list

เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลิส ก็เหมือนทิศทางในการเดินของเรา พอเรามีจุดหมาย เราก็แค่ใส่ Autopilot เดินไปให้ถึงทีละอัน ไม่ต้องมานั่งคิดว่า ไปที่ไหนต่อ การสร้างลิส ก็มาจากการวางแผน ข้างต้นนั่นแหละ แต่ข้อดีของลิสคือคุณจะรู้ว่า คุณมาไกลเท่าไหร่ อีกนิดเดียวจะเสร็จแล้ว คุณจะไม่หลงทาง และพุ่งไปข้างหน้า ทำงานให้เสร็จ

Trust the power of making to-do list!


9.Pick your right background music

เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เราต้องมีสมาธิ และบางทีเพลงที่คลอในหูฟัง มันทำให้เราสมาธิดี มีพลังแน่วแน่ กว่ามานั่งฟังเสียงในห้องทำงาน เลือกเพลงให้เหมาะกับคุณ จะเพลง Rock เพลง Rap เพลงที่ทำให้คุณตื่นเต้นและเร่ง Speed คุณได้ หรือว่าคุณใจร้อนพอแล้ว ขอเพลงช้าช้า Slow our heart beats นิดนึง ก็เลือกให้เหมาะกับคุณ ส่วนตัวจอม ถ้าทำงานดึกจอมจะเลือก Theme Song เด็ดๆ เอาไว้ตอกย้ำความมันส์ในชีวิต เตรียมมันไว้ เวลาแบบนี้แหละ เพลงช่วยคุณได้มากกว่าเวลาไหนๆเลย พร้อมแล้ว... เข้าโซน!! ลุย!!

Don’t underestimate power of music!!!

เอาเพลงนี้ไปเลย


10.เตรียมพื้นที่และอุปกรณ์ให้พร้อม | Space & Tools Prep

เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ไม่ได้บอกว่าทำโต๊ะให้เรียบร้อย แต่หมายถึงว่าอะไรที่คุณต้องใช้ อะไรที่ทำให้คุณนั่งสบาย และติดเครื่องลุยไป ไม่ต้องเดินออกไปหา ให้เสียสมาธิ เช่น น้ำ กาแฟ ขนม หรือ สมุด ปากกา พอคุณอุ่นใจ คุณจะไม่เหลืออะไรให้มานั่งว่อกแว่ก (นอกจากตัวคุณเอง...) พลังของการเตรียมอุปกรณ์และพื้นที่ สิ่งอำนวยความสะดวก สำคัญเช่นกัน

11.ไม่ | NO!!!

เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน การบอกว่าไม่ เป็นอะไรที่คนพูดลำบากใจยิ่งกว่าคนฟัง แต่มันจำเป็น!!! รู้จักไม่รับงาน รู้จักปฏิเสธ(อย่างสุภาพ) ว่าตอนนี้ ไม่ใช่เวลาที่คุณสามารถรับสิ่งอื่นได้ เพราะคุณต้องทำงานนี้ให้เสร็จ แต่ว่ารู้จักวิธีในการตกลง รับงานนี้ เลื่อนไปเป็นเวลาอื่น หลังคุณงานเสร็จ การตอบว่า “ไม่” ไม่ได้แปลว่าคุณขี้เกียจ แต่คุณรู้ว่าต้องทำอะไรตอนนั้น แต่อธิบายให้คนเข้าใจ หรือ บอกว่า ขอเวลาก่อน ตอนนี้ต้องเร่งงานนี้จริงๆ พลังของคำว่า “ไม่” สำคัญเช่นกัน

แค่นั้นแหละ!! เท่านั้น เตรียมใจ เตรียมกาย ให้พร้อม แล้วติดเครื่องลุย!!!



Jom Naknakorn

Jom Naknakorn

ภูมิสถาปนิกประสบการณ์10ปีในบริษัทแนวหน้าระดับโลก อ่านเรื่องราวของจอมได้ที่ "จากเด็กสถาปัตย์ธรรมดาๆสู่10ปีในบริษัทแนวหน้าระดับโลก" ถ้ามีคำถามติดต่อหาจอมได้เลยนะคะ