หลายทีที่เราพูดถึงเรื่องของการวางแผนเพื่อทำงาน มันมีทั้งระยะยาว และ ระยะสั้น ไม่ว่าจะ สั้นตั้งแต่ 1 อาทิตย์ ไปจน 1 เดือน หรือ ยาว 5-6 เดือนไปเป็นปี
วันนี้จอมจะเอาสิ่งที่ต้องคิด ก่อนลงมือวางแผน และ ตัวอย่างการวางแผนงานในโปรเจคที่ทำในออฟฟิสมาให้ดูค่ะ (มาเป็น Video นะคะ) จริงๆแล้วจอมมีหลายเวอชั่นในการแพลนมาก ยิ่งเวลาน้อย ยิ่งต้องแพลน เพื่อให้เราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และใช้เวลาทุกวินาทีอย่างคุ้มค่า วันนี้จะเป็นแบบ “ระยะสั้น” แบบน้อยกว่า 1 เดือนมาให้ดูก่อนค่ะ
สิ่งที่ต้องคิด ก่อนลงมือวางแผน
1.Deadlines : เริ่มต้นจาก….. Deadlines ต้องมีเมื่อไหร่ ใส่วัน เพราะถ้าไม่มี มันก็จะไปเรื่อยๆไม่มีกำหนดเสร็จ
2.ต้องมีอะไรส่งบ้าง? : Deliverables
3.มีหน้าที่อะไรบ้าง เราจะต้องทำอะไร เพื่อให้ได้ Deliverables จากข้อ 2 พอเริ่มคิดก็เริ่มแตกหน้าที่ออกมา (Task breaking down) จาก Task ใหญ่ไปสู่ Task ย่อยๆ
4.ประมาณเวลา แต่ละหน้าที่ว่าต้องใช้เวลาเท่าไหร่ เอาประมาณ.. ถ้าไม่แน่ใจ เผื่อเวลาไว้ด้วย
5.ใส่เวลาพัก / เผื่อเหลือ เผื่อขาด หรือเหตการณ์ที่คาดไม่ถึง
ใช้ตอนไหน?
สามารถใช้ได้ทั้งทำงานเวลาเรียน หรือ ทำงานจริงเลยค่ะ เพราะจอมก็ใช้ตั้งแต่เรียนแล้วทำมาได้อย่างสวยงาม ไม่รู้สึกว่าเสียดาย ทำไม่ดีพอ หรือ ทำไม่ครบ อยากให้ลองไปใช้กันดูค่ะ
แบบ ระยะสั้นต่างยังไงกับระยะยาว
ระยะสั้น จะใส่พวก Task ลงไปละเอียดได้มากกว่า ยิ่งสั้นยิ่งใส่ได้มากขึ้น เพราะ แปลว่าเวลาน้อย เราต้องเป๊ะว่าจะทำอะไรบ้าง ในขณะที่ ถ้าเป็น ระยะยาว เราอาจจะไม่ต้องลงรายละเอียด Task มากขนาดระยะสั้น แล้วค่อยมาแพลนละเอียดรายเดือน รายอาทิตย์ต่อไปค่ะ แต่ระยะยาว เราต้องกำหนดเป้าหมายว่า แต่จะช่วงเวลาต้องมีอะไรแล้วบ้าง เช่น ทุกเดือน ต้องมีอะไรเสร็จ เป็นช่วงของ Phase ไหนที่จอมเลือกตัวอย่างมาเป็นแบบน้อยกว่า 1 เดือนนี่ มันเหมือนกลางๆ ระหว่างระยะสั้นกับยาวค่ะ เพราะแต่ละอาทิตย์ต้องกำหนดเป้าหมายว่าจะมีอะไรเสร็จ แต่ว่าสิ่งที่สำคัญเพื่อให้เป้าหมายนั้นเกิดจริง คือ Task ที่ต้องทำในแต่ละอาทิตย์ 
แล้วมันปรับได้ไหม?
ปรับเสมอค่ะ เพราะบางทีการที่เราวางไว้ว่า แต่ละคนต้องทำงานเท่านี้ บางคนทำมาเสร็จ บางคนทำมาไม่เสร็จ จะด้วยเหตุผลที่คาดไม่ถึงหรืออะไรก็แล้วแต่ แต่ว่า เราต้องพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงเสมอ แพลนเลยสำคัญมากค่ะ เพราะถ้าไม่มี เราก็งมๆไป แผนนี้จอมปรับอาทิตย์ละสองครั้ง และรายงานความคืบหน้าให้กับทีม และบอก Direction อาทิตย์ละครั้งค่ะ แต่ว่าถ้าเร่งมาก เราก็จะต้องไป Micro Manage คนบ้าง ตามกรณี แต่ทั้งหมดนี้ มีผลต่อการปรับแผนตลอดค่ะ แต่พอวางออกมาเป็นภาพแล้ว มันปรับง่ายกว่ากันเยอะค่ะ
แบ่งงานยังไง?
พอจอมทำหน้าที่เป็น Project Manager เราไม่ได้คุมแค่งานในมือเราแล้ว แต่ว่า เราต้องแจกงานให้คนอื่น ในขณะที่เราก็ต้องทำงานนั้นด้วย คือ ทั้งคุม ทั้งทำงานด้วย ซึ่งเป็นลักษณะการทำงานของที่อเมริกานี่ค่ะ คือ สถาปนิก นักออกแบบ ต้องเขียนแบบเองด้วย ที่ประเทศนี้ออฟฟิสออกแบบไม่มีดราฟแมนค่ะ แต่ข้อดีคือ เรารู้ว่าต้องใช้เวลาเท่าไหร่ และ ใครถนัดงานแบบไหนกว่ากันจะเราได้ใช้เวลาถูก การที่เราจะแบ่งงาน คือ ไม่ใช่แค่โยนให้ใครก็ได้ไป แต่ต้องเข้าใจ Resources ของเรา ว่าแต่ละคนถนัดอะไร ให้งานไหนไป คนไหนจะทำได้มีประสิทธิภาพและเหมาะสมกว่ากัน และ หากเกิดอะไรไม่คาดคิดขึ้น จะให้ใครทำแทน คิดเผื่อไว้ก็ดีค่ะ
เค้าใช้โปรแกรมอะไรเหรอ?
จริงๆแล้วในออฟฟิสที่จอมเคยทำงานบางที่ก็ใช้ Microsoft Project ทำงาน แต่ว่า หลายคนก็เลือกที่จะใช้ Excel หรือ เขียนมือ ก็มี สุดแต่คุณจะถนัดและคิดว่าเอาไปสื่อสารกับทีมได้ง่ายและมีประสิทธิภาพค่ะของจอม ก็ลองใช้มาทั้ง MS Project และ Excel แต่วันนี้จะเอาตัวอย่างจากการทำใน Excel แบบง่ายๆ ที่ทุกคนเข้าใจได้ ไม่ต้องหรี่ตา ปีนบันไดดู ว่ามันคือไรวะ?!
ลองดูในวีดีโอนี้กันเลยค่ะ
จริงๆแล้ว การที่เราจัดการโครงการ หรือเวลา สิ่งที่เราต้องมี และสำคัญมากมากคือ ความสามารถในการคาดการณ์ล่วงหน้า หรือ Discernment ค่ะ ใครที่วางแผนอยู่แล้วคงเข้าใจ ส่วนใครกำลังหัดอยู่ก็ฝึกฝนเรื่อยๆค่ะ จริงๆแล้วส่วนตัวจอมเป็นคนชอบแพลนมากมากค่ะ ตอนที่ทำงานแล้วเจอ Deadline ก่อนจะ Panic Attack เราเริ่มจากการเอากระดาษมาลิสเลยว่าต้องทำอะไรบ้าง ถ้าเราสนุกกับมัน ไม่คิดว่ามันเป็นความยุ่งยาก น่ารำคาญ หรือ สร้างงานงอกเสียเวลาแพลน จอมรับประกันค่ะ ว่าการวางแผนทำให้งานดีกว่าเยอะในทุกด้านค่ะ
ส่วนใครสนใจอยากได้ template การวางแผนแบบใช้ Gantt Chart นี้ จอมทำ template เอาไว้ให้ใช้กันค่ะ เอาไปเล่นได้ Download ที่นี่เลยค่ะ https://goo.gl/jWLch8
หวังว่าจะถูกใจกันนะคะ ไว้คราวหน้าจะเอาเรื่องของ Productivity ดีดีมาฝากกันอีกค่ะ