ความสำคัญของ จดหมายนำ | Importance
คือ การแนะนำตัว และเป็นเหมือนบทนำให้กับคนที่จะมาดู PortfolioและResumeเรา
เป็นส่วนที่แสดงบุคลิกภาพ ความตั้งใจ และทัศนคติของเราผ่านจาก สำนวนภาษาและคำพูด แทบจะเป็นที่เดียวที่เรามีโอกาส”พูด”ด้วยข้อความ เกี่ยวกับเรา ได้เล่าถึงความตั้งใจ
ข้อความที่ส่งตรงถึงคน ถึงบริษัทที่เราติดต่อ ดังนั้น ไม่ใช่อะไรก็ได้ แต่ต้องให้เวลากับการเขียนข้อความที่จะบอกเค้าด้วย
ส่วนลำดับขั้นในการอ่านข้อมูลของเรา เค้าอาจจะอ่านก่อน หรือ อ่านทีหลัง อันนี้แล้วแต่ แต่บางกรณีจดหมายนำใช้เป็นจดหมายที่สมัครในอีเมลเลยก็มี และทำอีกชุดแนบไปกับไฟล์สมัครงาน อันนี้เค้าจะอ่านก่อนดูอย่างอื่น
กำหนดจุดประสงค์ให้ชัดเจน | Objective
Q: เราต้องการเขียนจดหมายนี้ เพื่อแสดงอะไร?
A : ก็เพื่อให้เห็นว่าเราสนใจในบริษัท เราทำอะไรได้ ทำอะไรมา เราเหมาะสมกับเค้าแค่ไหน และ การมาทำงานกับเค้าสำคัญต่อการเจริญก้าวหน้าในวิชาชีพเรายังไง ?
เราต้องลองคิดหัวข้อของเราดู ว่าอะไรคือสิ่งที่เราอยากจะเน้นมากที่สุด และจะสอดแทรกเนื้อหาอื่นๆไปอย่างแนบเนียนได้อย่างไร การไม่กำหนดจุดประสงค์ทำให้มีความเสี่ยงมากที่จดหมายจะไม่น่าสนใจ ซึ่งทำให้เราเสียคุณค่าในตัวเราไปเปล่าๆ ทั้งที่เอาส่วนนี้มาเป็นจุดช่วยขายตัวเราได้
ขั้นตอนการเขียน
1. ร่างหัวข้อ | Outline
เริ่มจากร่างประเด็นแต่ยังไม่ต้องเขียนรายละเอียด ไม่ต้องมีสำนวน เอาแค่ประเด็นว่าเราจะต้องเก็บประเด็นไหนบ้าง สามารถเขียนง่ายๆ เป็นแค่ คีย์เวิร์ดได้เลย
หากต้องเขียนเป็นภาษาอังกฤษ ก็รวบรวมความคิดตัวเองลงไปทั้งสองภาษาก่อนตั้งแต่แรก จะช่วยทำให้เราหัดคิดเป็นสองภาษาพร้อมกัน และสะดวกในการเลือกศัพท์ในระยะยาวแต่ถ้าหากลำบากในการทำภาษาอังกฤษภาษาเดียว ก็ไม่เป็นไร เขียนเป็นภาษาไทยที่เราถนัด และค่อยหาคำแปลเป็นภาษาอังกฤษตามมา สุดท้ายใจความ เนื้อหาไม่ว่าจะภาษาไหน มันคือเรื่องเดียวกัน แค่เขียนต่างกัน สำนวนต่างกัน ซึ่งไม่ใช่ขั้นตอนนี้ แต่เป็นสเตปต่อไป
2. จัดโครงสร้าง | Structure
โครงสร้างของCover Letter ประกอบด้วย สามส่วนใหญ่ๆ คือ เกริ่นนำ,เนื้อความ และ บทสรุปส่งท้าย
เกริ่นนำ : แนะนำตัวเองคร่าวๆ แสดงวัตถุประสงค์ของจดหมาย และ เอกสาร และ แสดงความตั้งใจ
เนื้อความ : อันนี้ จะสามารถแบ่งย่อหน้า ย่อยๆไปได้ตามหัวข้อเรา หรือ จะเป็นอันเดียวก็ได้ แล้วแต่ว่าเราอยากเล่าเรื่องอะไร สิ่งที่จะเล่าคือ มาจาก Outline ที่เราวาง และมาเรียงร้อยกันใหม่ว่าอะไรก่อน-หลัง วิธีการเขียนที่ง่ายที่สุด คือ การกำหนด ย่อหน้า ตามหัวข้อ หรือ คำถาม เช่น
- 2.1 เห็นอะไรในตัวบริษัท
- 2.2 ทำอะไรให้เขาได้
- 2.3 ทำอะไรมา อยากทำอะไรต่อไป
- 2.4 หากเราอยู่ด้วยกันจะเป็นยังไง
(นี่เป็นแค่ตัวอย่างคำถาม ซึ่งเราควรจะสร้างคำถาม และเรื่องราวที่จะเราอยากจะเล่าให้เหมาะกับสถาณการณ์ของเรา)
บทสรุป : ไม่ต้องยาวแค่สรุปความประโยคเดียว ขอโอกาสในการพิจารณาจากเค้า และ เสนอว่าหากเค้ามีคำถาม หรือ อยากได้ข้อมุลเพิ่มเติสามารถติดต่อได้ที่ไหน สุดท้าย อย่าลืม คำขอบคุณ มีมากดีกว่าไม่มี หรือ มีไม่พอ
*หากเราแบ่งโครงสร้างชัดเจน เวลาเราแก้จดหมายนำเพื่อปรับใช้กับต่างบริษัทเราจะสามารถปรับแก้ได้สะดวกอีกด้วย
3. เรียงร้อยภาษา ใส่ดีเทล | Writing
เริ่มทำการเขียนปรับภาษาถ้าภาษาไทยไม่มีอะไรยากมาก แต่สิ่งที่ควรให้ความสำคัญ คือ การใช้สำนวน“ทางการ”นั้นดีกว่า การใช้สำนวนแบบ“เพื่อน” เพราะคนที่เราไปสมัคร เค้าไม่ใช่เพื่อนเล่น เราสามารถแสดงบุคลิกภาพและความเป็นเราในเชิงวิชาชีพและความมุ่งมั่นได้โดยไม่ต้องใช้ภาษาห้าวๆ มันไม่ช่วยให้เราน่าประทับใจ ใช้ภาษาที่ทางการหน่อย เพราะเราควรต้องให้ความเคารพกับคนอ่าน
ตอนนี้ในเรื่องเนื้อความเป็นเรื่องของการทำให้ประโยคเต็ม การต่อประโยค และส่งเรื่องราวจากย่อหน้าหนึ่งไปอีกย่อหน้าหนึ่ง เราก็เริ่มค่อยๆใส่เนื้อหาเข้าไป แต่ไม่ควรจะให้จดหมายยาว เกินหน้า หรือเต็มหน้าเกินไป จะดูยาวไม่น่าอ่าน ควรจะใช้สำนวนให้กระชับ ครอบคลุม ซึ่งทำได้โดยการลองเขียนอย่างที่คิดและ ค่อยๆตัดทอน ปรับไปมาอะไรที่พูดซ้ำแล้ว เลือกแค่ตรงที่ดีที่สุด ไม่ต้องพูดใหม่ก่อให้เกิดความซ้ำซาก (Redundancy)
AVOID : REDUNDANCY
DO : CORRECT GRAMMAR
ดูตัวอย่างของการเขียนจดหมายนำที่ดี ที่ใช้ในการสมัครงานสถาปัตย์ ได้ข้างล่างนี้ค่ะ 
ตัวอย่างข้างบนนี้ คือจดหมายนำของ นานา หรือ ตัวอย่างคนที่ 2 ที่รู้จักเธอกันมาแล้วในบทความที่ผ่านมาเรื่องการเขียน Resume และ การ Brainstorm ถ้าอยากรู้ว่าทำไมเธอเขียนแบบนี้ ก็ลองย้อนดูใน Resume ได้ค่ะ จะได้เข้าใจเธอมากขึ้น
อย่า!
อย่าเอาไปใช้ทั้งหมดโดยไม่ปรับ แต่ดูเป็นแนวทางและปรับให้เป็นในแบบที่เป็นตัวเราค่ะ
ลองทำ
จดหมายนำอาจจะไม่ได้สนุกมากในการเขียน แต่ว่าเป็นสิ่งที่ทำให้แสดงความตั้งใจของเราออกมาได้ดีมาก ตรงไปตรงมา ไม่ต้องนั่งทำกราฟฟิคเพิ่ม
ตัวอย่างที่จอมใช้อาจจะเป็นภาษาอังกฤษเพราะว่า จอมว่าภาษาไทยเราคงคุ้นเคยกันดี แต่จดหมายภาษาอังกฤษนี่ต้องใช้การเตรียมตัวมากกว่า เพราะไม่ใช่ภาษาแรกของพวกเรา อย่างน้อยก็จอมคนนึงล่ะ กว่าจะเขียนได้และได้งานมา ก็ต้องเขียนแล้วแก้เขียนแล้วแก้หลายรอบมาก แต่พอเขียนหลายครั้ง เดี๋ยวก็ชินค่ะ!
ลองมาเขียนจดหมายนำกันนะคะ! 😀