เขียนอีเมลเหรอ? ง่ายจะตาย!!
จริง .. แต่ก็ไม่จริง
อีเมลเป็นพื้นฐานการสื่อสารของยุคนี้ แต่..มันต่างจาก Text! LINE! Chat! ไม่ใช่โยนส่งมาประโยคเดียวจบ เหมือนทักกันคุยกันตอบไปมา
สำหรับยุคใหม่ เรื่องของการเขียนอีเมล ไม่ต้องกลัวเรื่อง.. “ชักแม่น้ำทั้งห้า” ก่อนจะเขียนอีเมล แต่ที่น่าจะต้องระวังกลับกลายเป็นว่า มันน้อยจนคนอ่านก็ตอบยาก ตอบลำบาก และบางทีอีเมลมันดูไม่น่าเชื่อใจว่า .. คุณคือใคร?
การเขียนอีเมลมันสะท้อนอะไรหลายอย่าง และ..มันสามารถช่วยลดเวลาในการสื่อสารที่ยืดเยื้อ ให้เราได้คำตอบที่เราอยากได้ จากคนที่เราถาม โดยเค้าก็อยากตอบให้ตรงประเด็น
หากมองมุมมองส่วนตัวจอมก็เข้าใจว่า หลายคนส่งมา ไม่มีใครเจตนาไม่ดีหรอก แค่อาจจะไม่ได้คิดอะไรมาก อาจจะไม่รู้ว่าแบบไหนที่ควรทำ ไม่ควรทำ จอมเลยอยากจะมาบอก เพราะหลายๆกรณี ถ้าเจอกับคนอื่น เค้าอาจจะไม่ตอบเราก็ได้ แล้วเราก็จะเสียใจ นอย ทั้งที่บางทีอาจจะเป็นเพราะเราสื่อสารไม่ดีก่อนเอง (คือจอมตอบนะ..แต่ไม่ใช่ทุกคนจะมาเข้าใจเรานะ มันไม่ใช่ปัญหาของเค้า)
เพราะนอกจากเนื้อหาในอีเมล มันเป็นการสร้าง”ความประทับใจ” อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้อยู่แล้ว..ความประทับใจแรก…คุณบอกอะไรเค้า?
มาดูกันดีกว่าว่า คุณน่ะ…เขียนอีเมลเป็นจริงๆ รึเปล่า? แล้วสามารถเขียนให้ครบและช่วยส่งเสริมการสื่อสารให้เข้าใจทั้งสองฝ่ายได้จริงๆไหม?มาดู 20 คะแนนจาก 9 ข้อพื้นฐานง๊ายยยง่าย ที่มาดูกันว่าแค่นี้..เราทำได้ยัง ถ้าทำไม่ได้ อย่าไปบอกใครเค้าเชียว แม้แต่ตัวเองว่า เฮ้ย..เขียนอีเมล ง่ายนิดเดียว!
วิธีเล่น : รวมคะแนนแต่ละข้อ แล้วดูคะแนนตอนท้าย
1.ขึ้นต้นทักทาย HELLO
ทักทายอย่างถูกต้อง… สวัสดี ตามด้วยชื่อ คนคนนั้น เราใส่ไหม ง่ายมาก บางคนใส่แค่สวัสดีค่ะ บางทีก็ไม่ใส่ชื่อ อันนี้ไม่ร้ายแรง แต่ บางทีก็ข้ามไปเลย เปิดปุ๊ป คุยครั้งแรกไม่พูดพร่ำทำเพลงไม่มีคำทักทาย ส่งต่อท่อนต่อไป
A – ทักทาย สวัสดี ตามด้วยชื่อ — 2 คะแนน
B – ทักทาย เฉย ๆ – 1 คะแนน
C – ไม่ได้ใส่เลย – 0 คะแนน
2.แนะนำตัวเองหรือยัง ? จะคุยกับใครเขา INTRODUCTION
บางทีเราข้ามสเตปนี้ แล้วลุยเลย บางทีเราอาจจะลืม..ว่าคนที่เราส่งมา เค้าก็อยากจะเรียกชื่อ และรู้ว่าเค้าอ่านตัวอักษรของใครอยู่ ประโยคสั้นๆเกี่ยวกับbackgroundของเราเช่นเป็นนักศึกษากำลังเรียนอยู่ที่ไหน คุณคือใครคะ? ชั้นอ่านจดหมายใคร?
A – แนะนำตัวเองว่าเป็นใครชื่ออะไร background สั้นๆ – 2 คะแนน
B – แนะนำแค่ชื่อตัวเอง – 1 คะแนน
C – ไม่ได้แนะนำเลย ต้องบอกด้วยเหรอ?- 0 คะแนน
3.เล่าที่มาที่ไป แสดงความตั้งใจ จุดประสงค์ สิ่งที่ต้องการให้ชัดเจน OBJECTIVE & BACKGROUND
ถ้าเราติดต่อไป เพื่อที่จะถามคำถามที่เจาะจง ก่อนจะถามสิ่งที่เราอยากได้จากเค้า เราควรบอกที่มา เล่าบริบท แนะนำตัวเล็กน้อย ก่อนที่จะถามคำถาม หรือเข้าประเด็น เพราะบางทีการใช้ข้อมูลบางอย่างจากเรา มันช่วยกรอบให้คำตอบมันออกมาตรงกับสิ่งที่เราต้องการได้ และเค้าสามารถตอบได้เจาะจงกับสิ่งที่เราเป็นถ้าติดต่องาน สมัครเรียน สมัครนู่นนี่ สิ่งนี้สำคัญ การเล่าเรื่องของเราเล็กน้อย ไม่ต้องเยอะมาก ช่วยให้คนอ่านเข้าใจว่า เค้ากำลังคุยกับใคร
A – เล่าที่มาที่ไปจุดประสงค์ที่ส่งอีเมลนี้อย่างละเอียดก่อน – 2 คะแนน
B – เล่าที่มาที่ไปนิดหน่อย คิดว่าน่าจะพอนะ – 1 คะแนน
C – ถามคำถามเลยโดยไม่ได้เล่าที่มาที่ไป – 0 คะแนน
4.คำถามเคลียร์ๆ CLEAR & CONCISE QUESTIONS
การตั้งคำถามให้ตอบได้เจาะจง ไม่ใช่ถามกว้างประมาณว่า ต้องเขียนหนังสือ 500 หน้าตอบ เพราะไม่รู้จะถามอะไร
อยากสมัครงานต่างประเทศ มีคำแนะนำอะไรไหมคะ?เป็นคำถามที่..ถามมา แล้วเราต้องถามกลับว่า อยากรู้อะไรเป็นพิเศษ ทำสายไหน หรือว่า ถ้าอย่างน้อยเล่าเรื่องมาตอนแรกว่า ทำอะไรที่ไหน ตั้งใจจะทำอะไรต่อ.. แล้วตามมาด้วยคำนี้ จะตอบง่ายมาก เพราะตอบให้ตรงกับ Background ของคนที่ถาม 
การที่เราถามกว้างไป มันไม่ช่วยให้คนตอบ ตอบตรงสิ่งที่เราคิด ถามเหวี่ยงแห ก็จะได้คำตอบเหวี่ยงแห อาจจะไม่ได้อะไรเลย
A – ตั้งคำถามที่เฉพาะเจาะจง – 2 คะแนน
B – ตั้งคำถามแบบกว้างๆ – 0 คะแนน
5.ทำการบ้าน แบบเบื้องต้นมายัง? BASIC INFORMATION
ถ้าทำไม่ได้ แม้แต่ ชื่อ คนที่จะคุยด้วย… ทำไมเค้าต้องคุยด้วยอันนี้ เรื่องเล็กน้อย แต่สำคัญถ้าเราไปสมัครงาน แล้วเราไปถามเรื่องที่ควรจะรู้เกี่ยวกับที่ที่จะสมัครงาน มันจะแสดงออกเลยว่า เราช่าง “ไม่ใส่ใจ”เอาตัวอย่างนี้ไปดู คุณโทรไปสมัครงาน ตำแหน่ง Interior Designer แล้วถาม HR ว่า “Interior Designer” คืออะไรครับ?! แกร่ก..
A – หาข้อมูลพื้นฐานเตรียมไว้ก่อนจะเขียนอีเมล – 2 คะแนน
B – รู้ว่าเค้ารู้เรื่องอะไร แต่จำไม่ได้แล้วว่าเค้าชื่ออะไร – 1 คะแนน
C – ไม่มีข้อมูลอะไรเลย – 0 คะแนน
6.ความน่าเชื่อถือ !! CREDIBILITY
ความน่าเชื่อถือ บางทีไม่ได้มาแค่จากการเขียนมากไป แต่บางทีมาจากการใส่ข้อมูลกำกวม เพราะมันแสดงความไม่ไว้ใจต่อผู้รับ แต่อยากได้ข้อมูลซะเยอะ
บางทีการเขียนน้อย กำกวมไป อันตรายยิ่งนัก!!!
เช่น ตัวอย่าง.. มีคนเคยมาส่งมา ขอฝึกงานที่ DreamAction ค่ะ แต่ทุกอย่างดูไม่ Specific ทั้งสิ่งที่เค้าสนใจตัวเรา มันสามารถส่งไปทุกที่ในโลกได้ เลยเหมือนอีเมลที่สร้างมาส่งรัวๆ อันนี้ไม่เท่าไหร่พอเข้าใจได้ ถ้าเขียนมาโอเค แต่ลงท้ายด้วยจาก..มหาลัยแห่งหนึ่ง พร้อมกับไม่ใส่ชื่อตัวเอง
อันนี้ ถามว่า… เรายังไม่กล้าให้ข้อมูลแค่นี้ กลัวอะไร? ถ้าส่งไปที่ที่เรากลัวก็ไม่แปลก แต่ถ้าไม่ใช่ คือ มันไม่ให้เกียรติคนที่จะส่งมาสักเท่าไหร่ค่ะ มันสะท้อนความไม่มั่นใจ ไม่เชื่อใจ และทำให้ดูไม่ดีไปมากกว่าคือ ง่ายๆ..ดูไม่ Professional เลยค่ะจะบอกก็บอก จะไม่บอกก็ไม่ต้องบอกเลย
A – ข้อมูลที่ให้ใน อีเมลเป็น ข้อมูลที่ชัดเจน ไม่กำกวม จะบอกก็บอก จะไม่บอกก็ไม่บอก – 2 คะแนน
B – ไม่มีข้อมูลที่ชัดเจน เช่น.. จาก.. มหาลัยแห่งหนึ่ง – 0 คะแนน
7.ประเด็นชัดเจน CONTENT
ลองดูว่า เรามีข้อมูลคำถาม แยกชัดเจน ครบถ้วนไหมถ้าช่วยแยกข้อให้จะดีมาก ถ้าเรามีหลายข้อ เวลาตอบ เค้าจะตอบได้สะดวกมากขึ้นค่ะ โดยเฉพาะถ้าจดหมายเรายาว ยิ่งช่วยได้ดีเลยค่ะบางทีเล่ายาว ออกทะเลไม่เป็นไรเลยค่ะ แต่อย่าลืมกลับมาอีกที ว่าต้องการอะไรกันแน่
A – แยกประเด็นที่ต้องการได้คำตอบ หรือต้องการสื่อสาร ให้เข้าใจได้ชัดเจน – 2 คะแนน
B – ไม่ได้แยกประเด็น แต่เล่าไปเรื่อย เยอะเหมือนกัน คิดว่าประเด็นครบนะ – 1 คะแนน
C – ก็ไม่รู้สินะ – 0 คะแนน
8.Proof-Readการสะกดคำ
เรื่องสะกดคำไม่ถูกต้องก็สำคัญ อย่างเช่น… สมัครงาน สถาปนิก แต่เขียนคำที่สำคัญมาก ที่ต้องรู้เป็น สถาปนิค… บางที มันทำให้ความ Cool เราลดฮวบเลยฮะหรือถ้าส่งอีเมลเป็นภาษาอังกฤษ ก็ต้องใช้ภาษาให้ถูก ไม่งั้นส่งเป็นภาษาไทยมา ให้อ่านง่ายๆเข้าใจง่ายๆจะดีกว่า
A – อ่านอีเมลทวนก่อนส่ง ไม่เคยพลาดนะ- 2 คะแนน
B – ไม่ได้อ่านทวนก่อนส่ง แต่คิดว่าไม่แย่ แต่คราวหน้าจะอ่านทวนละ – 1 คะแนน
C – ไม่ได้อ่านทวนก่อนส่ง ก็ไม่รู้สินะ – 0 คะแนน
9.ลงท้าย ใส่ชื่อหน่อยได้ไหม… GOOD ENDING
อันนี้สำคัญมากค่ะ ตอนแรกก็ไม่ใส่ อย่างน้อยก็หวังว่าตอนจบจะใส่นะบางทีเราลืมไปเนอะว่าเราต้องใส่ชื่อ เหมือนเราคิดว่า ในอีเมลมันคงมีลงท้ายให้อยู่แล้ว แต่จริงๆ บางทีมันไม่มีไงคะก็ใส่หน่อยนะ ให้รู้ว่า.. มาจาก เรา เราคือใคร ถ้าจะบอกว่ามาจากไหน ก็บอก อย่าอายเพราะถ้าอาย บางทีมันทำให้คนอ่านรู้สึกว่าเราไม่ไว้ใจเค้าซะมากกว่านะคะ
แล้วอย่างนี้มันทำให้คนอ่าน ต้องไปเปิดดูอีเมลว่า… เค้าน่าจะชื่ออะไรนะแล้วมันใช่ไหม? เค้าต้องมานั่งหา
คือ จะเรียกแทนตัวคุณว่าอย่างไรดี..
ถ้าถูกบริบท ก็อย่าลืมคำ “ขอบคุณ” ด้วย
A – แนะนำตัวตอนparagraph แรก และ ตอนลงท้าย รวมแล้ว 2 ที่ขึ้นไป พร้อมขอบคุณทิ้งท้าย- 3 คะแนนB – แนะนำตัวตอนparagraph แรก และ ตอนลงท้าย รวมแล้ว 2 ที่ขึ้นไป แต่ไม่ได้ขอบคุณทิ้งท้าย- 2 คะแนนC – ใส่ชื่อตอนลงท้าย หรือ ตอนแรก แค่ที่เดียว – 1 คะแนนD – ไม่ได้ใส่ชื่อไปนะ แต่คิดว่าคงเห็นในอีเมล นั่นก็ชื่อเรานะ ดูอีเมลเอาดิ – 0 คะแนน
สรุปคะแนน
16 ขึ้นไป :
เยี่ยมมาก คุณคือตัวอย่างของ Role Model ที่ดีมาก ทำต่อไป อยากให้มีคนแบบนี้เยอะๆมาก
12-15 :
โอเคเลย ต่อไปก็เอาให้ครบ ทุกข้อ และพัฒนาเพื่อการสื่อสารที่ดีต่อไปนะ อย่าลืมอ่านทวนก่อนส่ง ใส่ชื่อด้วยนะ
ต่ำกว่า 12 :
ไปตั้งสติ เตรียมตัวใหม่เวลาเขียนนะ ใส่ใจทั้ง 9 ข้อ แล้วอ่านทวนก่อนส่ง
เอา Checklist นี้ไปจะใช้คอยเช็ครอบหน้าเวลาเขียนอีเมลนะ! กันลืมๆ
ส่งท้าย
หากคุณคิดว่า…
อย่ามาเชย สมัยนี้ต้องไว!!
มันไม่ใช่เรื่องของความเชย เรื่องของคนรุ่นใหม่ หรือคนรุ่นไหน คนก็คนเหมือนกัน แต่พอมีช่องว่างในการสื่อสาร เราก็คุยกันมันก็แค่นั้น
“โอย พี่! หัวโบราณ ยุ่งยาก ฝรั่งเค้าไม่เรื่องมาก”อันนี้ก็ไม่ใช่ เถียงขาดตัว เพราะ..มาอยู่อเมริกา 10 ปีแล้ว คนที่นี่เค้าไม่มีปัญหาเรื่องการเขียนแบบนี้ อย่างน้อยก็เวลาสมัครงาน ไม่เจอคนที่ส่งมาลวกๆ จะมีก็แต่ชอบย่อในText แต่ใน email จริงๆเค้าไม่ตกหล่นสิ่งเหล่านี้ เพราะมันเป็นพื้นฐานของการเขียน การสื่อสารค่ะ ถึงบอกไงว่า เขียนไม่ดีจะดูscam เค้าเลยไม่เขียนให้มันดูไม่ดี ต้องระวัง เลยต้อง Craft Email…
International Scam หรือ เรื่องของจดหมายขยะที่มาจากมิจฉาชีพ เพื่อหาประโยชน์จากเรา มันยังมีไม่เยอะมากในประเทศไทย เมื่อเทียบกับต่างประเทศอย่างอเมริกา แต่ในรูปแบบการเขียนของคนไทยหลายคน ที่แม้จะเป็นคนจริงๆ กลับมีรูปแบบคล้าย..กับอีเมลแสกมแบบอเมริกันมาก ที่ถ้าเป็นอเมริกัน เค้าจะทิ้งอีเมล ไม่ตอบเลย แต่เพราะเข้าใจว่าเป็นคนไทยเราไม่ได้มีเจตนาแบบนั้น วันนี้ก็เลยอยากจะมาบอกเล่าให้เข้าใจ และอยากจะบอกว่า เราควรต้องใส่ใจการเขียนสักนิด เพราะว่ามันแสดงความใส่ใจของเราต่อคนที่เราสื่อสารด้วย และการคุยให้ชัดเจน มันช่วยทำให้เข้าใจตรงกัน การสื่อสารเป็นไปได้ด้วยดีอีกด้วย
จอมไม่ได้พูดถึงว่า เราจะต้องใส่คำให้เยิ่นเย้อ แม้แต่ในอีเมลทั่วไป เช่น ด้วยความเคารพอย่างสูง…อะไรแบบนั้น อันนั้นใช้เวลาทางการมากมาก จำเป็น แต่สิ่งที่เป็นข้อมูลพื้นฐานต่อการสื่อสาร อีเมลการสื่อสารธรรมดานี่แหละ มารยาททั่วไป เราก็ควรจะมี
อย่ามองข้าม เรื่องง่ายๆ ที่ใครๆก็คิดว่าทำได้ แต่จริงๆ คนรับต้องถอนหายใจเวลาอ่านลองหันมาใส่ใจกับมันอีกนิด เพราะอีเมล ไม่ใช่ Text