การทำงานให้สำเร็จลุล่วงด้วยดี ไม่ใช่แค่เพียงความพร้อมในการพุ่งชนเป้าหมาย แต่ต้องอาศัยการจัดการที่ดีอย่างมีระบบ เพราะมันได้ช้ประโยชน์จากทุกส่วนอย่างคุ้มค่าตั้งแต่เวลา พลังงาน แรงงาน และงบประมาณ ในบทความนี้ เรามารู้จักแนวทาง 15 ข้อที่ต้องทำ และเลิกทำซะ เพื่อให้เราสามารถ Organized งานให้เสร็จอย่างดี มีประสิทธิภาพ ทำได้ตามเป้าหมาย และมีเวลาพักผ่อนใช้ชีวิตด้วย
Plan your work | แพลนก่อน
เลิกทำ : Jump right in | เริ่มทำเลย
“เดี๋ยวไม่เสร็จ ทำเลยแล้วกัน” เป็นการแสดงความตั้งใจที่ดี แต่ว่าไม่ได้แปลว่าจะทำให้งานเสร็จดี สิ่งที่เราควรทำคือ วางแผนล่วงหน้าก่อน กำหนดเป้าหมาย และวางว่าเราจะต้องทำอะไรให้เสร็จในแต่ละสัปดาห์ และแต่ละวัน ถึงจะไปถึงเป้าที่อยากถึงให้ได้ เริ่มด้วยการวางแผนแล้วจึงลงมือทำ
แผนที่วางไว้เฉยๆไม่ได้ทำคือฝันกลางวัน แต่การลงมือทำที่ไม่ได้วางแผนก่อนคือฝันร้าย
Take control of your day | คุมแต่ละวันของตัวเองให้ได้
เลิกทำ : Let the events rule | งานราษฏ์และกิจกรรมมาก่อน
ทำทีละอย่าง อย่างที่คนที่ประสบความสำเร็จทำกัน เพื่อให้เราสามารถโฟกัสสิ่งที่ทำได้ และทำได้ดีจริงๆ แต่ไม่ใช้ว่าทั้งวันเราทำสิ่งเดียว แต่เราจัดสรรแบ่งเวลาให้เหมาะสมเพื่อให้เราทำสิ่งหนึ่งๆได้เสร็จทีละชิ้น ทีละอัน โดยทำการรวบเอากิจกรรมหรือสิ่งที่คล้ายกันเอาไว้ทำด้วยกันต่อกัน เพื่อให้ทำงานแบบนั้นได้เร็วขึ้นแทนที่จะกระจาย พัฒนาการสื่อสารให้กระชับ ตรงไปตรงมา ไม่ลากยาว ถ้าเริ่มรู้สึกเอาไม่อยู่ ให้หยุดคิดสักพัก ทำให้ช้าลงนิด เรียกสติ แพลนใหม่เรียงลำดับความสำคัญ และทำทีละสิ่งให้ตอบโจทย์ของวันนี้ให้ได้
Get projects done | เอางานเราให้เสร็จก่อน
เลิกทำ : Postpone the work | เลื่อนไปก่อน
กำหนดสิ่งที่ต้องทำของโปรเจ็กต์เรา และเดินหน้าใช้เวลาและพลังงาน เพื่อทำให้เสร็จตามเป้า ไม่ใช่ว่ามีโปรเจ็กต์อื่นมา กิจกรรมมาแทรด เราก็ใจดี เอาน่ะ หยวนให้ เลื่อนๆไปก่อนก็ได้ เราควรจะกำหนดวันเวลาที่หน้าที่ต่างๆต้องเสร็จ ถ้าเราไม่ระวังเลื่อนไปเรื่อยๆ มันจะไปไม่ถึงที่ๆอยากไป
Think realistically | คิดตามจริง
เลิกทำ : Just be optimistic | คิดแต่บวกอย่างเดียว เข้าข้างตัวเอง โลกสวยงาม
หลายครั้งที่หลายคนโปรเจ็กต์เสร็จไม่ตรงเวลา หรือจบไม่สวยเพราะไม่ได้วางแผนวางเวลาเผื่อความผิดพลาด ไปจนถึงปัญหาที่คาดการณ์ไม่ได้ หรือ มาจากความมั่นใจเกินไปว่า “เสร็จทันชัวร์” ดังนั้นก่อนจะเริ่มงาน เราไม่ใช่แค่คิดบวก สร้างฝันให้เป็นจริง แต่เราต้องทำนายปัญหา และสิ่งร้ายๆที่อาจจะเกิดได้ (Worst Case scenario) และถ้ามันเกิดเราจะรับมือมันอย่างไร ทั้งด้วยเวลาและกลยุทธ เมื่อเรามองล่วงหน้าครบแล้ว เผื่อเวลาตามจริงแล้ว เราค่อยเริ่มเดินหน้าอย่างไม่ต้องกังวล ถ้ามันมาถึงเราจะจัดการมันได้
Don’t procrastinate | อย่าผัดวันประกันพรุ่ง
เลิกทำ : Procrastinate | ไว้ก่อนนะ ผัดวันประกันพรุ่งก่อน
การผัดวันประกันพรุ่งทำให้งานพอกทับถม และสุดท้ายเอาไม่อยู่ จัดการไม่ได้ จากที่ไม่ยากกลายเป็นยุ่งหนัก ไม่มีระเบียบอีก ดังนั้นเราควรพยายามเลิกผัดวันประกันพรุ่ง หากต้องเลื่อน ต้องเข้าใจความสำคัญว่าทำไมต้องเลื่อน การแก้ปัญหาการผัดวันประกันพรุ่ง คือ แยกย่อยหน้าที่ที่ต้องทำให้เป็นชิ้นเล็กลงเพื่อให้พอดีในแต่ละวัน และเราทำวันนั้นให้เสร็จ หากชิ้นงานใหญ่เกินไป เราจะจัดการไม่ได้ และเกินคุม เราต้องซอยสิ่งที่ต้องทำ (Tasks) แยกย่อยลงไป เพื่อให้เราทำได้วันนี้
Organize your work | จัดระเบียบการทำงานและเวลา
เลิกทำ : Go with the flow | ปล่อยไหลไปตามกระเแส
ไม่ปล่อยกิจกรรมให้ไหนไปตามกระแส แต่มาเรียบเรียงสิ่งที่ต้องทำว่ามีอะไรบ้าง และอย่าแค่คิดในหัว เขียนมันออกมา จดลงกระดาษทำตาราง มีทั้งแผนใหญ่รายปีที่เอาไว้ใช้เป็นโครงเพื่ออ้างอิง และแผนที่ลงมือทำขณะนี้ ซึ่งจะเป็นแผนที่ต้องใช้ทำงานจริงๆ แสดงการลงมือทำตามลำดับขั้น โดยในแผนต้องเขียนสิ่งที่ต้องทำให้ชัดเจน และเวลาที่ต้องทำ
Use the “Veggie Principle” daily | กินผักก่อน ของหวานทีหลัง
เลิกทำ : Do the easiest first | ทำสิ่งที่ชอบ ที่ง่ายก่อน
มารู้จัก หลักผักก่อน หรือ “Veggie Principle” นั่นคือ สิ่งที่ดีต่อเรา ต่องานเรา ต่อความก้าวหน้าของเรา สิ่งเหล่านั้นคือ ผัก ให้เลือกทำสิ่งเหล่านั้นก่อนในแต่ละวัน แต่ทำให้มันกินง่าย อร่อยขึ้นด้วยการแบ่งเป็นชิ้นเล็กลง และให้เวลาพักเบรคระหว่าง tasks เพื่อให้เรามี Productivity ที่ดีขึ้น เลือกเวลาที่เราทำงานได้ดีที่สุดให้ลงไปกับงานที่เราไม่ถนัด เราจะรับมือได้ดีกว่า การนั่งทำงานยาวนานไม่ได้ทำให้ทำงานได้ดีขึ้น หรืองานเสร็จ แต่การทำให้มีประสิทธิภาพต่างหาก
Plan for Power | วางแผนแบบจอมพลัง
เลิกทำ : Just make a to-do list แค่สร้างลิสของสิ่งที่ต้องทำ แล้วที่เหลือก็เลยตามเลย
นอกจากสร้างลิสสิ่งที่ต้องทำแล้ว เราต้องมองมากกว่านั้น คือ ไม่ใช่แค่ทำวันไหน แต่เวลาไหนที่เราทำงานได้ดี และทำงานได้ช้าลง เราควรทำการศึกษาเข้าใจตัวเอง และใช้ประโยชน์จากช่วงเวลาแบบนั้นให้มากที่สุด เช่น เรามี Productivity ตอนเช้าขณะที่ทุกคนหลับแล้ว ก็ควรใช้เวลานั้นทำงานที่ยาก และเราต้องการสมาธิ ทำการรวบกลุ่มของ Tasks ที่คล้ายกันเอาไว้ต่อกัน พยายามทำให้เสร็จวางแผนเวลาให้เราได้นอน คือ ตั้งเวลาจบงาน และสร้างเวลานอนในแผนไปด้วย
Prioritize requests | ให้ลำดับความสำคัญของงาน
เลิกทำ : Follow your feelings ลำดับงานตามอารมณ์
เจอทั้งงาน และงานที่คุณขอมา รวมๆกันแล้วเยอะมากมหาศาล อย่าเพิ่งตกใจ แต่ให้ทำการเรียงลำดับความสำคัญ ความเร่งด่วนของงาน โดยตัดสินใจจากข้อมูลที่เพียงพอ ไม่ใช่ทำตามอารมณ์ไป หรือแค่เดาว่าอันนี้าสำคัญกว่า (ถ้าไม่รู้ก็หาคนถาม) แค่การบอกว่า “ขอเร็วที่สุด” แต่ขอเป็นการกำหนดวันให้ชัดเจน อย่าเรียงลำดับความสำคัญตามความชอบ ความสะดวก แต่จากความสำคัญที่มันต้องเสร็จก่อนงานอื่น หากไม่ทำแล้ว งานอื่นจะไปต่อไม่ได้ เป็นต้น
อย่าเดา สงสัยหาข้อมูล เพื่อให้เราได้คำตอบ และวางลำดับให้ได้
Control your desk | ควบคุมโต๊ะจัดให้มีระเบียบ
เลิกทำ : Work now, Organize later | ทำงานก่อนค่อยจัดโต๊ะ
รู้ไหมว่า เวลาที่โต๊ะทำงานเรารก มันสามารถทำให้เราใช้เวลาทำงานนานขึ้นกว่าเดิม 45 นาทีต่อวัน ไม่ใช่แค่เพราะต้องเอื้อมไปหาของให้เจอ แต่เพราะเวลาโต๊ะรกมันทำให้โฟกัสในงานลดลงได้อีกด้วย ให้ลองจัดโต๊ะให้เหลือแค่สิ่งที่ทำวันนี้จริงๆ มีแค่ “งานปัจจุบัน” ที่อยู่บนโต๊ะ ชิ้นเดียวให้ได้ แล้วนอกนั้นจัดแยกออกไปก่อน อะไรไม่ใช้ทันที เก็บไว้ก่อน
กองงานสามาารถแยกได้สามแบบคือ
- กองอนาคต นั่นคือ สักวันจะเริ่มทำ แต่ไม่ใช่วันนี้ ให้เอาไว้นอกโต๊ะ
- กองอดีต ทำเสร็จแล้ว แต่อาจจะต้องเอามาอ้างอิง ให้เอาไว้นอกโต๊ะเช่นกัน
- และ กองปัจจุบัน คือ สิ่งที่ปัจจุบันยังใช้อยู่ อันนี้ไว้บนโต๊ะ เข้าถึงง่าย
Limit interruptions | จำกัดสิ่งรบกวน
เลิกทำ : Always be available เรียกได้เสมอ
สิ่งรบกวน สิ่งขัดจังหวะ อาจจะเข้ามาแค่ 5 นาที แต่ถ้ามันเข้ามาบ่อยๆสัก3-4หนแล้ว มันจะบ่อนทำลายสมาธิ โฟกัสของเราไปจนหมด สิ่งรบกวนที่เข้ามาแป๊ปเดียว ทำลายProductivityในงาน และการสร้างสมาธิได้ใหม่ให้กลับมาเข้าโซนอีกครั้งใช้เวลานาน สรุปคือ เราเสียเวลาในการเรียกตัวเองกลับมาในงานไปพอสมควรทีเดียว เราจึงควรจะจำกัดการสื่อสาร และกำหนดสิ่งที่สำคัญจริงๆที่จะยอมให้เข้ามาแทรกตอนที่เราปั่นงาน ทำงานในช่วงวิกฤต ซึ่งในช่วงวิกฤตนี้ไม่ได้แปลว่าจะไม่ทันแล้ว แต่มันคือเวลาที่เราต้องใช้ในการผลิตงาน ทำงานได้ดี อาจจะเป็นเวลาที่เราทำงานคล่องเป็นพิเศษ ช่วงเวลา Prime ของเราเองก็ได้ การเลือก คือ เลือกจากว่า สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่ส่งเสริมความสำเร็จของเป้าหมายเราหรือไม่? ต้องเป็นเราทำจริงๆ หรือคนอื่นได้? สำคัญต่อใคร เวลาเป็นเรื่องใหญ่แค่ไหน งานเร่งไหม? ตัดสินใจ เลือกสิ่งเหล่านี้ให้ดี
สร้างชั่วโมงที่เรียกว่า Power hour ที่มันคือเวลาที่เรามี Productivity ที่ดีได้เต็มที่ ที่เราจัดการบล๊อคช่วงเวลาในหนึ่งวันช่วงหนึ่งให้ไม่มีสิ่งรบกวน มีอะไรเข้ามาตอนนี้ต้องยืนยันกับตัวเองว่าจะเอาเรื่องอื่นทีหลัง เอาเรื่องนี้ก่อนจริงๆ ทำให้ชั่วโมงนี้ของเราสงบ ทำงานได้ดี ไม่มีเสียงรบกวนจากภายนอก แม้จะไม่มากมายในหนึ่งวัน แต่เวลาแบบนี้จะช่วยสร้างproductivity ที่ดีได้มหาศาล
Delegate | แบ่งงาน
เลิกทำ : Do it all yourself | ฉันจะทำทุกอย่างเอง
เราไม่จำเป็นต้องทำงานเองทุกอย่าง ถ้างานนั้นเรามีทีม มีผู้ร่วมแชร์เป้าหมายในงานนั้นๆ การแบ่งงานเป็นสิ่งดีมาก มันไม่ได้แปลว่าเราเกี่ยงงาน แต่เรากระจายงานเพื่อความสำเร็จของโปรเจ็กต์ เราเลือกหน้าที่ที่เหมาะกับคน และเราส่งเสริมให้คนในทีมมีส่วนร่วมได้แสดงความสามารถ และพัฒนาตนเอง การทำงานไม่ใช้ภาระอันน่ารังเกียจ ไม่ใช่สิ่งที่ต้องเกรงใจในการส่งต่อไปยังผู้ที่เหมาะสมกว่าเราเพื่อความสำเร็จของงาน การกระจายงาน ยังเป็นการมองและให้คุณค่าเพื่อนร่วมทีม มอบความวางใจ และทำให้เราสร้างผลงานเหล่านี้ด้วยกัน
ทั้งนี้ ต้องเลือกหน้าที่ให้เหมาะกับคน และเผื่อเวลาฝึกฝน แก้ปัญหาเวลาติดขัดในงานด้วย
งานมีส่วนช่วยพัฒนาคนในทีมให้เก่งขึ้นได้ ดังนั้น เริ่มแบ่ง เริ่มฝึก แต่เนิ่นๆเพื่อให้มีทักษะที่คล่อง จะเป็นการสร้างความมั่นใจในการทำงานของคนในทีมได้ดียิ่งขึ้น
ทีมที่น่าทำงานด้วย ไม่ใช่ทีมที่งานน้อย งานสบาย ไม่ต้องออกแรงเลย
แต่คือทีมทีทำงานด้วย แล้วได้อะไรกลับมา ได้สกิลประสบการณ์ ได้งานดี ได้ความสบายใจ ส่วนความสบายตัวมีพอสมควร แต่พอหารกับความภูมิใจในงานแล้วมันพอดี
ไม่ต้องทำเองหมด แต่แบ่งงานกัน
Train others | เทรนคนอื่นให้ทำได้
เลิกทำ : Do everything | เพราะทำได้ทุกอย่าง เลยไม่ต้องสนใจคนอื่น
ทำได้เองเป็นสกิลที่ดี แต่การสอนและฝึกคนอื่นได้เป็นอีกสกิลหนึ่ง หากเราเทรนเพื่อนร่วมงาน ทีมงานเราได้ในอนาคตจะทำงานด้วยกันได้เร็วและดีขึ้น
ทำคนเดียวอาจจะไปเร็วในตอนแรก แต่ในระยะยาวหากมีทีม เราจะไปได้ไกลกว่านั้น
Find more time for you | หาเวลาให้ตัวเองมากขึ้น
เลิกทำ : Work longer hours | ทำงานลากยาวหลายชั่วโมง
หากเราต้องการทำงานเสร็จแล้วมีเวลาพัก กลับบ้านเร็ว มีเวลาให้ตัวเองมากขึ้น ต้องเริ่มจากลดเวลาที่ใช้ระหว่างวันลงให้ได้ประมาณ 2 ชั่วโมงต่อวัน แต่ทำยังไง? เริ่มจากเราต้องมาวิเคราะห์ สังเกตว่าเราใช้เวลาในแต่ละวันอย่างไร ใช้ได้คุ้มค่าไหม และเลือกเวลาได้เหมาะสมกับกิจกรรมรึเปล่า บางทีเราคิดว่าเราใช้เวลาเต็มที่ และคิดมาดีแล้ว แต่แท้จริงมาส่องดูดีดีอย่างเปิดใจ เราอาจจะพบว่าเราเสียเวลาไปกับสิ่งที่ไม่จำเป็น การสื่อสารที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ หรือสิ่งที่รอได้ ไม่ต้องรีบทำแต่เราให้เวลากับมันก่อนสิ่งที่ควรให้จริงๆ หันมาดูการใช้เวลาของตัวเองอีกครั้ง แล้วปรับใหม่ว่าเอาอะไรออกได้บ้าง
Plan meetings smartly | วางแผนการประชุมให้ฉลาด
เลิกทำ : Meetings AMAP (As Mush As Possible) | ประชุมเท่าไหร่ก็จัดมา
การสื่อสารเป็นเรื่องที่จำเป็น แต่แน่นอนมันใช้เวลา ดังนั้นการสื่อสารควรจะมีการใช้เวลาอย่างคุ้มค่า มีประสิทธิภาพ ไม่ใช่แค่มีไว้ก่อน จนกลายเป็นการสื่อสารที่มากมาย แต่ไร้ประโยชน์
ก่อนอื่นเริ่มจากคำถามว่า การนัดคุย ประชุมครั้งนี้สำคัญแค่ไหน? คุยเพื่ออะไร? อะไรคือสิ่งที่ต้องได้จากประชุมนี้? คือ เจอกันเมื่อมีเหตุผลตต้องเจอกันจริงๆ การเจอเพื่ออัพเดทสถานะนั้นจำเป็น แต่ควรจำกัดเวลาให้กระชับที่สุด และเจอกับแค่คนที่จำเป็นต้องรู้สิ่งนี้จริงๆ เพื่อเป็นการเคารพเวลาและให้ผู้เข้าประชุมรู้ว่า เข้ามาทำไม การประชุมต้องมีหัวข้อชัดเจน และเวลากำหนดเริ่มและจบลงชัดเจน เริ่มตรงเวลา เอาเรื่องสำคัญขึ้นก่อนและปิดประเด็นให้เสร็จ เพื่อให้จบมีทติ้งออกไปแล้วได้ตามจุดประสงค์จริงๆ
สิ่งสำคัญสุดท้ายของการประชุม คือ ปิดประชุมให้เป็น เอาให้ได้สิ่งที่นัดครั้งนี้ออกมาและทำการปิดประชุม หากหมดเวลาแล้ว หากมีหัวข้อเพิ่ม อย่าแถม ไม่ต้องลากต่อ แต่ให้นัดครั้งใหม่แทน
ส่งท้าย
นี่เป็นเทคนิคส่วนหนึ่งในการที่คุณจะได้เอาไปปรับใช้เพื่อให้ทำงานได้เสร็จเร็วขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น เมื่อใช้เวลาลงกับงานน้อยลงได้ ก็จะมีเวลาในการใช้ชีวิตทำอย่างอื่นมากขึ้น ทวงคืน Balance สร้างสมดุลย์ให้กับชีวิตคุณด้วยการจัดการ จัดระบบให้ดี เพื่อให้สนุกและภูมิใจทั้งกับงาน และการใช้ชีวิตนะคะ
Reference เอกสารอ้างอิง
Getting Organized At Work: 24 Lessons For Setting Goals, Establishing Priorities, and Managing. Kenneth Zeigler – Mcgraw-hill – 2013